Budget collaboratif : quand la stratégie financière devient un outil de mobilisation et d’engagement des équipes

Michel VdB

Budget collaboratif : quand la stratégie financière devient un outil de mobilisation et d’engagement des équipes

Michel Van den Borne est consultant en contrôle de gestion et spécialiste du processus budgétaire. Avec Openchoice il propose une approche innovante du management de l’entreprise

Souvent vécu comme un exercice éprouvant et chronophage, l’élaboration du budget n’est pourtant pas une procédure si longue et fastidieuse qu’elle en a l’air, et « c’est surtout une formidable opportunité d’impliquer et de motiver les responsables » explique Michel. Rompu au leadership, ce « facilitateur de changement » intervient depuis cinq ans en Belgique et en France pour accompagner les dirigeants dans une démarche de construction collective de cet indispensable tableau de bord.

La transparence budgétaire appliquée à l’entreprise comme levier de performance : tel pourrait-être le crédo du fondateur d’Openchoice qui grâce à son expertise spécifique, fait émerger une dynamique de groupe stimulante et bénéfique à de nombreux égards. « En fixant leur propre budget en fonction des impératifs de l’entreprise (recettes attendues, dépenses prévues, besoins en fonds de roulement…) les collaborateurs sont plus à même d’en comprendre les tenants et aboutissants et de respecter les objectifs ». L’expérience le prouve, amener les responsables à construire ensemble une vision chiffrée de l’avenir qui retranscrit les orientations stratégiques de l’entreprise, est un gage de meilleurs résultats économiques et sociaux.

Plus rapide que les processus habituels, le budget collaboratif contribue, en liant les prévisions à la raison d’être de l’entreprise, à donner du sens à l’action pour anticiper ensemble l’évolution.

Des choix clairs et engageants validés par tous en quelques jours

Parmi les dispositifs d’accompagnement au changement mis en place par Michel Van den Borne au travers d’Openchoice, le budget collaboratif consiste en une série de trois ateliers courts et sur-mesure. Sur-mesure car la méthodologie retenue pour la prise de décisions collectives s’avère bien souvent inhérente au groupe qui va les appliquer (chaque entreprise étant à même de créer potentiellement sa propre solution et son mode d’utilisation). « C’est d’ailleurs la raison pour laquelle il est primordial que le choix du mode de fonctionnement soit connu et accepté en amont par l’ensemble des membres qui participeront au processus » ajoute l’expert.

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Lors d’une première étape, il va s’agir de clarifier en lien avec la Direction Générale la vision dans laquelle s’inscrit le budget au regard des contraintes à prendre en compte et le niveau de granularité nécessaire à son application. C’est donc également l’occasion d’identifier les personnes les plus qualifiées pour construire le budget et d’inclure celles qui vont vivre avec les conséquences de ces décisions.

L’étape suivante se déroule lors d’un séminaire-atelier combinant entretiens bilatéraux, moments de réflexion et discussion plénière. Quels sont les besoins de chacun, comment réfléchir aux objectifs de l’année et dessiner les premières prévisions ? Ces échanges de points de vue dans l’écoute et l’ouverture d’esprit constituent dès lors une remontée d’informations précieuse, clé de voûte de la mobilisation de tous les acteurs de l’entreprise.

À l’issue de la session, la prise de décisions collectives vient sceller les axes d’un budget annuel accepté et compréhensible pour l’ensemble des équipes.

La construction du budget comme élément constitutif d’une culture commune

Dans le contexte actuel de morosité économique, l’engagement des salariés est un enjeu majeur pour la performance globale de l’entreprise et l’assurance d’une valorisation du rôle de chacun. Les pratiques managériales évoluent à présent vers plus d’autonomie, de responsabilités, de flexibilité, autant de nouvelles revendications des salariés, qui prennent le dessus sur le niveau de rémunération comme principal argument d’embauche.

Par conséquent et afin de faire vivre harmonieusement le budget collaboratif, Michel préconise en phase conclusive de passer de l’adhésion de tous à la validation de chacun. Une manière de formaliser l’engagement qui solidarise davantage encore les équipes et la promesse d’un résultat rapide et concret, permettant un suivi efficace.

Liens utiles :

Openchoice

Michel Van den Borne

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Marie-Victoire Vergnaud

Business Rédactrice

businessplume@gmail.com

Tél.:+33(0)6 81 94 45 28

Le budget à l’ancienne, c’est fini !

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En fonction de leur degré de maturité, les entreprises amendent un exercice réputé lourd et chronophage. Sans pour autant l’abandonner.

Telle une éternelle rengaine dont on est un peu lassé, le budget revient chaque année occuper plusieurs semaines, voire plusieurs mois, le quotidien des entreprises. Si, dans l’esprit de certains, le temps est venu de se passer d’un exercice « obsolète avant d’être terminé », la plupart des sociétés n’envisagent pas de le supprimer mais font tout pour l’alléger et l’adapter à un environnement économique en perpétuel changement. La preuve par quatre.

PERNOD RICARD : un levier de cohésion
Jeter le budget aux orties ? « Impossible, répond, tout de go, Jean-Baptiste Briot, directeur du contrôle financier de Pernod Ricard. Pour nous, il s’agit d’un exercice clef permettant de définir les objectifs de l’exercice à venir. Sans lui, difficile de prendre des décisions d’investissement ou de désinvestissement et de faire des choix avisés d’allocation de ressources. »

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Budgets : les feuilles de calcul seraient truffées d’erreurs

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Les budgets et prévisions réalisés sur tableurs regorgeraient d’erreurs liées à des problèmes de saisie, de formule ou de calculs… rarement contrôlées.

« Ça ne boucle pas » ! Malédiction traditionnelle des contrôleurs de gestion ou responsables financiers en charge des budgets comme des plans prévisionnels… et qui s’échinent de longues heures sur leurs tableaux Excel, le « non-bouclage » n’a qu’une explication : l’erreur. Le spécialiste des solutions logicielles Tagetik a récemment quantifié le phénomène dans une étude (1) qui révèle que 88 % des feuilles de calcul utilisées dans les processus de budgétisation, de planification et de prévisions contiennent des erreurs. En clair, près de 9 feuilles Excel sur 10 seraient erronées, alors même que « les décisions majeures des entreprises reposent sur des feuilles de calcul », souligne Tagetik qui indique que 78 % des décisions financières seraient cautionnées par des feuilles de calcul.

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3 méthodes budgétaires pour gagner en réactivité

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Se détourner d’un budget classique peut permettre à une entreprise de gagner en réactivité et en agilité stratégique. La preuve par trois.

La nouvelle en a ému plus d’un : Carambar, Krema, La Pie qui chante, La Vosgienne, Cachou et Michoko sont à vendre. Mais ce n’est pas tout, le groupe Mondelez inscrit la cession de ses marques les moins internationales dans une logique bien particulière : celle du « budget base zéro ». Le but du BBZ ? Ne pas reconduire mécaniquement les dispositions budgétaires de l’année précédente mais demander aux opérationnels de justifier chaque dépense engagée.

Après un retour en grâce suscité par la crise, la méthode BBZ – que chaque société peut adapter – tend à se pérenniser chez un nombre croissant d’entreprises, selon la revue américaine « CFO ». Un groupe tel que Mondelez, en introspection depuis 2014, non seulement se lance – sous la pression d’actionnaires exigeants – dans un plan de réduction de coûts de 3,5 milliards de dollars pour la période 2014-2018, mais a tout à gagner à parier sur le BBZ. « Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, avec des marges toujours faibles, elle redonne aux entreprises une bouffée d’oxygène financier qui leur permet d’être mieux armées et plus inventives dans leur stratégie », souligne Marc Bertonèche, enseignant à Harvard, Oxford et HEC.

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Faut-il supprimer le budget ?

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Si son abandon pur et simple est jugé « inenvisageable » par une majorité de financiers d’entreprise, le processus budgétaire gagnerait à être optimisé pour devenir plus supportable et moins chronophage.

Dans leurs songes les plus fous, certains directeurs financiers se prennent à rêver à la disparition du budget. Mais, une fois revenus à la réalité, cet abandon est bel et bien jugé « inenvisageable » par 84 % des 167 financiers d’entreprise interrogés par Talentia Software et le CXP dans le cadre d’une étude réalisée en partenariat avec la DFCG, l’association des DAF. « Pour pouvoir supprimer le budget, il faudrait revoir une grande partie du fonctionnement des entreprises car il représente, encore aujourd’hui, l’épine dorsale d’une très large majorité de structures », assure Jean de Sigy, directeur de la performance opérationnelle d’Oxygène.

Pourtant, l’élaboration du budget est un processus « délicat », voire « difficile », pour bon nombre de financiers d’entreprise, et 40 % d’entre eux avouent même qu’il n’est pas achevé lorsque l’exercice débute. Avec une durée moyenne de réalisation de douze semaines que seulement 38 % des sociétés jugent acceptable, les financiers d’entreprise sont une minorité à trouver que le budget est « facile à élaborer » (38 %) et qu’il représente « une charge de travail supportable » (48 %). « Ce délai trop long s’explique, notamment, par un manque d’agilité dans les outils utilisés, souligne Jocelyne Youyou, directrice de mission et experte en finance et CRM au CXP. Le processus d’élaboration budgétaire doit donc être optimisé en remettant en cause certaines pratiques. Mais cette refonte est douloureuse car c’est un processus souvent historique dans l’entreprise qui nécessite de vraies évolutions. »

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